4. Programma informatie

Veranderstrategie

Het hart van de verandering zit in de regio/dienst Het versterken van het netwerk is één van de zeven strategische thema’s van 's Heeren Loo. Het is de opdracht van de Raad van Bestuur aan de regio’s, Advisium en (concern)diensten van ‘s Heeren Loo om hier vorm en inhoud aan te geven. Dit gebeurt middels de jaarplannen en veranderplannen van de regio’s/diensten. Het programma Versterken Netwerk Cliënt (VNC) ondersteunt en faciliteert deze beweging.

Samen lerend doen Beweging creëren vanuit een gelijkwaardige samenwerking vindt plaats door samen op te trekken, te leren en fouten durven te maken en proactief te doen. De volgende ingrediënten zijn daarin van toepassing bij dit programma:

Als gehele organisatie bewegen, elkaar inspireren en doen.
Eigenaarschap in de regio's en in de lijn. Het gebeurd lokaal.
Ondersteunen door programma/ondersteunende diensten vanuit meedenken en samen doen.
Beweging die niet aan de voorkant dicht getimmerd is. Ruimte voor het neerzetten van de ambitie in de regio en ondersteuning bij te vragen.
Samen de beweging op gang brengen om een gelijkwaardige samenwerking te creëren.
Verwanten en vrijwilligers (het netwerk) en medewerkers willen meedoen en onderdeel zijn van het in gang zetten van deze beweging.
Lerend programma; we gaan op weg en leren om te bewegen doordat we ons verder ontwikkelen op dit thema. Leren door te doen.

Lokale en regionale beweging De beweging naar gelijkwaardige samenwerking tussen zorgprofessionals, cliënten en hun netwerk is een lokale en regionale beweging. Monitoring van de voortgang in deze beweging dient in de reguliere verantwoordingslijn geborgd te zijn: teams --> manager (zorg) --> (regio) directie --> Raad van Bestuur. Het succes van deze beweging is sterk afhankelijk van het draagvlak in deze verantwoordingslijn.

De manier waarop een regio/dienst een strategisch doel van 's Heeren Loo gaat bereiken staat de regio/dienst vrij. Wat betreft het strategische doel Versterken Netwerk Client vraagt het programma VNC om 1 á 2 aanspreekpunten aan te wijzen uit de regio op dit thema. Het aanspreekpunt verzamelt wat er rondom Versterken Netwerk Cliënt speelt, vertaalt dit in behoeftes, vragen en (gezamenlijke) acties en schakelt hierover met het programmateam. Tegelijk is deze collega ook de link met het programmateam om belangrijke informatie in de regio te verspreiden. Op vaste momenten komen de regionale aanspreekpunten, afvaardiging cliënt, verwant, vrijwilliger en programmateam samen om:

de beweging (verder) in gang te zetten;
te leren van elkaar en elkaar te inspireren;
op te halen waar de behoeftes en kansen liggen;
om te bepalen welke acties het programmateam landelijk op gaat pakken;
opbrengsten te toetsen;
coördinatie te hebben op de beweging.

Verder is het aan de regio om te bepalen of zij naast een aanspreekpunt een (bestaande) groep van collega’s, cliënten en/of mensen uit het netwerk actief bij dit thema wil betrekken. Dit kan ook een bestaande commissie of overlegstructuur zijn. Vanuit de ontwerpfase van het programma is de waarde gebleken van een multidisciplinaire inrichting van zo’n groep. Daarom adviseert het programmateam om daar minimaal de volgende functionarissen te betrekken: begeleider/behandelaar/medewerker dienst, manager, een verwant (broer, zus, ouders), een vrijwilliger, een ervaringsdeskundige. Daarnaast kan deze groep aangevuld worden met een beleidsmedewerker, contactpersoon/coördinator vrijwillige inzet (CVI), HR adviseur/medewerker en of een leerspecialist/organisatiecoach.

Programmastructuur Het programma VNC heeft het algehele organisatie doel geconcretiseerd en daar doelstellingen aan verbonden. Deze zijn goedgekeurd door de Raad van Bestuur (sept 2023) en geven richting aan alle regio’s, Advisium, Shared Service Center (SSC) en ondersteunende diensten. De Raad van Bestuur is eigenaar en opdrachtgever van het programma. De stuurgroep bestaat uit de opdrachtgever (RvB), twee regiodirecteuren, een directeur Advisium en een concerndirecteur (HR).

Om de teams te faciliteren en stimuleren in deze beweging zijn 5 bouwblokken te onderscheiden in het programma (hoofdstuk 3). De bouwblokken kennen doelstellingen die in één of meerdere projecten worden gerealiseerd. De resultaten die door de projectgroep worden opgeleverd worden door de stuurgroep besproken, de Raad van Bestuur neemt uiteindelijk het besluit en dan vervolgt de implementatielijn via het Directeuren- en Bestuursoverleg (DBO) naar de regio’s/diensten.

De projectgroepen gaan aan de slag met de bouwblokken. Deze bestaan uit mensen vanuit ondersteunde afdelingen, Advisium, SSC en ook altijd uit mensen vanuit de regio's (medewerkers, cliënten en/of netwerk). Elke projectgroep wordt ondersteund door een projectleider/manager die de inhoud van het project samenstelt gedragen door de projectleden en de voortgang bewaakt.

Het programmateam bestaat uit de programmamanager, de 2 á 3 projectleiders/managers en een afvaardiging van de volgende diensten: Bestuursondersteuning, Digitalisering & Innovatie, HR, Academie, Marketing en Communicatie, Innovatie en Advisium Zorgbeleid.

Veel projecten leveren hulpmiddelen op die de teams in de regio’s kunnen gebruiken om verder te ontwikkelen in hun ambitie. Deze hulmiddelen worden verzamelt in de 'gereedschapskist' die per teamvorm wordt gevuld (hoofdstuk 2). Ook worden inspirerende voorbeelden per samenwerkingsvorm verzameld. Dit draagt bij het aan het vooral gaan doen in de regio's.

Verbinding tussen programma en regio/dienst & tussen de regio’s/diensten onderling Naast de deelname aan projectgroepen vanuit de regio is een goede borging van de resultaten/opbrengsten van de projecten in de regio van belang. Ook moet het programma continu verbinding houden met de regio’s/diensten om te bepalen wat volgordelijkheid en prioriteit krijgt in de planning en of de projectresultaten leiden tot de gewenste beweging in de regio. Het programma en de regionale aanspreekpunten zoeken samen de balans tussen het doorleveren en uitvoeren van de visie in de regio's en waarbij het programma zal stimuleren en faciliteren dat de focus ligt op het doen.

Het is van belang om binnen ‘s Heeren Loo onderlinge kennisdeling en inspiratie tussen regio’s/diensten te faciliteren. Wat organiseren we hier nog meer voor?:

Gedurende de looptijd organiseert het programma VNC twee live bijeenkomsten per jaar. Denk aan: themabijeenkomsten, dialoogsessies, inspiratiebijeenkomsten etc.
Daarnaast worden geregeld online-momenten gepland om (tussentijdse) resultaten te presenteren of om feedback te vragen over heikele punten binnen complexe vraagstukken.
Verder wordt er via een digitale werkplek via een teamskanaal gemaakt waar de verbinding tussen het programmateam, de regio’s en diensten onderling kan plaatsvinden.
Ook zal via de online community op het intranet communicatie plaatsvinden aan eenieder die is geabonneerd en zal deze online omgeving bijgehouden worden met de meest recente resultaten.
We zoeken verbinding met de huidige interne/externe communicatiekanalen van 's Heeren Loo.

Communicatiestrategie

Waar staat communicatie binnen het programma voor?

Het programma Versterken Netwerk Cliënt gaat een beweging (naar gelijkwaardige samenwerking tussen zorgprofessionals en het netwerk) op gang brengen. Communicatie heeft een belangrijke rol, namelijk om te inspireren en te begeleiden om zo bij te dragen aan het mogelijk maken van de beweging. Daarnaast staat Afdeling Communicatie in verbinding met zowel de buitenwereld als de binnenwereld. Ook fungeert Communicatie als sparringpartner van de programmamanager om tijdig in te spelen op de ontwikkelingen binnen de beweging. Relatiebeheer (dialoog), samenhang en verbinding is daar een onderdeel van. Communicatie heeft hierin de rol van adviseur, biedt hulp en begeleid collega’s die over het programma communiceren en ontwikkelt planmatig en gestructureerd de uitwerkingen van communicatie rondom Versterken Netwerk Cliënt.

AMBITIE

Communicatie gaat voor:

Het inbedden en ondersteunen van stakeholdermanagement binnen het programma. En geeft communicatieadvies over macht – en krachtveld;
Het adviseren en ondersteunen bij het versterken en vasthouden van draagvlak voor VNC op diverse bestuurlijke lagen binnen ’s Heeren Loo;
Een congruent en samenhangend verhaal rondom VNC wat bijdraagt aan communicatiekracht van collega’s over het thema VNC (verandervisie met ondersteunende materialen);
Het faciliteren en ondersteunen van de dialoog over VNC in de regio en samen met het netwerk (tools, formats, bijeenkomsten, webinars, enz.)
Een herkenbare interne externe identiteit van VNC met beleving ‘daar wil ik bij horen/meer over weten’;
’s Heeren Loo als boegbeeld op dit thema. We nemen het voortouw, durven standpunten in te nemen en zijn proactief richting de buitenwereld. Samen met de VGN;
Energie en beweging door regio-overstijgend verbinden en verhalen delen; het laten zien van veranderkracht van de kleine dingen, zonder gelijk de wereld te willen veranderen;
Communicatief vaardige ambassadeurs of sleutelfiguren VNC in de regio’s.

AANPAK

Communicatie gaat het volgende doen:

Bijdragen aan en adviseren over het vergroten van het draagvlak voor zowel het thema VNC als voor de veranderbeweging samen met het programmateam;
Bijdragen aan en adviseren over de (verander)mindset. ’s Heeren Loo is hiërarchisch en top-down. VNC-beweging is gericht op samen creëren en samen leren.;
Speelveld van stakeholders VNC is groot en complex. Samen met programmateam speelveld in kaart brengen en daarin communicatiekansen, bedreigingen/risico’s inschatten en communicatiekeuzes maken;
Samen creëren en samen leren vraagt om dialoog; communicatie gaat dit te stimuleren en faciliteren;
Communicatie VNC staat in verbinding met marketing, PR en corporate communicatie om koploperspositie op het thema VNC te kunnen pakken;
Ontwikkelen (naar behoefte) van communicatietrainingen;
Gezicht geven aan VNC door een eenduidige herkenbare boodschap en eenheid in communicatie, met heldere communicatiestructuur vanuit het programma.

Meten is weten

Om te monitoren hoe de beweging naar een gelijkwaardige samenwerking verloopt op basis van de zorg-ondersteuningsbehoefte van de cliënt gaan we tijdens het programma ook aandacht besteden aan meetinstrumenten. Hoe gaat het in de regio's, welk effect heeft de beweging, zijn we goed op weg? Dit geeft alle betrokkenen informatie om van te leren en te kijken wat nodig is om de beweging te stimuleren en verder te ondersteunen.

Opgehaalde suggesties:

Onderzoek Academische werkplaats Viveon: Viveon heeft een grote hoeveelheid expertise en producten beschikbaar dat het behalen van de doelen van het programma kan ondersteunen. Deze producten kunnen in een 'broedplaats' samen met betrokkenen worden geëvalueerd met het oog op hun doorontwikkeling. Dit kan quick wins opleveren en leiden tot nieuwe kennisvragen, waarvan de antwoorden bijdragen aan het programma en de kennis binnen het leernetwerk VNC.
Dashboard Dit Vind Ik Er Van!
Medewerkertevredenheidsonderzoek
Client/vrijwilligers/verwantenonderzoek
Data-analyes (intern/extern) in samenwerking met andere instellingen/VGN
Evalueren met betrokkenen (regionale veranderteams)
0-meting samenwerkvormen 'vinden, luisteren, welkom heten....'
Teamreflecties/kwaliteitsrapportages

Dit onderdeel van het programma wordt door het programmateam opgepakt in samenwerking met betrokkenen uit de regio's en concern.

Globale programmaplanning

In het vierde kwartaal van 2023 worden in alle regio’s ‘veranderteams’ opgericht en worden (kick-off) bijeenkomsten georganiseerd waarbij we het veranderverhaal gaan doorleven en samen gaan bepalen wat dit betekent voor de samenwerking en leeromgeving in de toekomst voor deze specifieke regio. Samen maken we ons het verhaal eigen en gaan we het eigen pad voor dit thema uitstippelen.

Vanuit deze bijeenkomsten verrijken we de bouwblokken en maken we de bouwblokken (waar nodig) concreter. Hierdoor zal de inhoud van de bouwblokken nog meer aansluiten op de behoeftes van de veranderteams in de regio’s.

In onderstaand plaatje is op hoofdlijnen weergegeven hoe we bewegen naar een samenwerkomgeving:

Sommige regio’s zijn al enthousiast met dit thema bezig; daar laten we ons graag uitnodigen om te horen waar ze mee bezig zijn en waar ze behoefte aan hebben. Ook bespreken we of de verhalen op elkaar aansluiten zodat het veranderverhaal en het regionale verhaal één is.

Vanaf 2024 gaan de projectgroepen aan de slag met de resultaten en mijlpalen zoals beschreven in de vijf bouwblokken. Vanaf 2024 kunnen mensen zich inschrijven voor projecten waar hun hartje sneller van gaat kloppen en waar ze graag iets aan willen bijdragen.